רשם האגודות השיתופיות ער לקושי בעת הזו לקיים אסיפות כלליות באגודות שיתופיות ובכלל כך במושבים וקיבוצים קל וחומר לאור המתחייב מתקנות שעת חירום המגבילות את הפעילות עליהן פירטתי שבוע שעבר.
אז מה עושים?
נמנעים ככל הניתן מכינוס אסיפות כלליות.
אם קיימים מקרים מיוחדים ויוצאי דופן אשר דחיית ההכרעה בהם עלולה לגרום לנזק כלכלי משמעותי לאגודה או לחבריה, למשבר חברתי עמוק, או לקושי של ממש בהמשך ניהולה התקין של האגודה יש לפעול בהתאם לכללים להלן:
קיום אסיפה במרחב הוירטואלי באופן המאפשר הצגת הנושא ושמיעת עמדת החברים טרם הצבעה, וזאת על פי החלופות להלן.
- היוועדות חזותית- יש להעדיף חלופה זו בהיותה קרובה יותר במאפייניה לאסיפה המסורתית, במסגרתה נעשה שימוש באמצעים טכנולוגיים המאפשרים לכל החברים לראות ולשמוע זה את זה ואף להשמיע דעתם. במסגרת חלופה זו על הועד לוודא כי החברים מכירים את האפליקציה ויודעים להשתמש בה, להציע סיוע למי שזקוק ולהדריך בדבר אופן השימוש. מוצע לערוך ניסוי לפני האסיפה המתוכננת. לחילופין או במשולב ניתן לעשות שימוש בערוץ טלוויזיה פנימי המשותף לחברי האגודה. כיוון שלא ניתן באמצעות ערוץ זה לשאול שאלות ולהביע עמדה ניתן לפתוח קו טלפון באולפן אליו יוכלו החברים להתקשר להביע עמדתם ודבריהם ישודרו לכלל החברים תוך ציון שם הדובר.
על יו"ר האסיפה לנהל פרוטוקול אשר יתעד, כמקובל, את מהלך הדיון. - שימוש בדואר אלקטרוני- אמנם חלופה פחות רצויה אך אפשרית ככל שמדובר באגודה בה רוב החברים אינם יכולים לעשות שימוש באמצעים טכנולוגיים, אף לאחר הדרכה וסיוע. הנושא יובא לידיעת החברים בדוא"ל לאחר פרסום סדר יום ומסגרת זמנים מפורטת להליך כולו. המזכירות תוודא אישורי מסירה וקריאה ותהיה בקשר עם חברים שלא פתחו ההודעה. לחברים יינתן פרק זמן שלא יפחת מ- 3 ימים להעביר התייחסותם להצעה ובחלוף המועד כל התגובות יובאו בפני כל החברים בדוא"ל לפני ההצבעה, אשר תיערך לאחר מספר ימים במהלכם החברים עיינו בתגובות וגבשו עמדתם.
לגבי ההצבעה על כל אגודה לבחור ולהעדיף את החלופה התואמת, או המתיישבת בקירוב, עם הקבוע בתקנונה, כאשר ניתן לערוך שני סוגי הצבעות: גלויה וסמויה.
הצבעה גלויה- כאשר התקנון קובע כי נושא מסוים יוכרע בהצבעה בהרמת יד או שיש ביד האגודה לבחור בין אפני הצבעה שונים בהצבעה גלויה:
- הצבעה "בשידור חי" בהיוועדות חזותית-ניתן להתגבר על הקושי בספירת הידיים על ידי הקראת שמו של כל חבר וחבר שיתבקש לאשר את שנראה על המסך.
- הצבעה באמצעים אלקטרוניים- יש לודא זיהוי ודאי של המצביע (ת.ז., טלפון, קוד חד פעמי), מניעת כפל הצבעות, אמינות בספירת הקולות.
- הצבעה בדוא"ל- חלופה זו אפשרית רק אם לכל החברים דוא"ל. כל חבר מעביר הצבעתו בהודעת דוא"ל מתיבתו האישית בציון שמו המלא ות.ז. המזכירות תנהל רישום, תדפיס את כל ההודעות ותצרפם לפרוטוקול הדיון וההצבעה.
- חלופה באמצעות SMSאו ווטסאפ- לאור הקושי בחלופה זו(זיהוי ותיעוד) ניתן יהיה לעשות בה שימוש רק בתקופת תקנות שעת חירום בתנאי כי: קיימת רשימה במזכירות של כל החברים ומספרי הטלפון כך שתירשם הצבעה רק של מספר טלפון המופיע ברשימה. בהודעה ישלח החבר גם את שמו המלא ומספר ת.ז.
עם קבלת הצבעת החבר יסומן הדבר כך שתמנע הצבעה נוספת של אותו חבר. כל ההודעות תודפסנה ותישמרנה עם פרוטוקול הדיון ותוצאות ההצבעה. לגבי ווסאפ מוצע להקים קבוצה יעודית.
הצבעה חשאית- בתקופת תקנות שעת חירום לא תתקיימנה הצבעות חשאיות למעט באמצעות הצבעה אלקטרונית ככל והדבר עולה בקנה אחד עם הקבוע התקנון האגודה. אם הדבר אינו אפשרי בכוונת רשם האגודות לפתוח מסלול מהיר לתיקון זמני של התקנון, כאשר על הועד להכין נוהל להצבעות אלקטרוניות אשר יפורסם לחברים.
האמור לעיל מהווה תמצית להנחיות סגן רשם האגודות השיתופיות, עו"ד שאול גורדון, אשר פורסמו ביום 25.3.2020.
* המידע המופיע הוא כללי בלבד ואין בו בכדי להוות חוות דעת מוסמכת או ייעוץ מוסמך.
