קיומן של אספות כלליות בתקופה זו של מגבלות בריאות

לאור המצב החדש שנוצר בארץ ובעולם בעקבות התפשטות נגיף הקורונה שחייב ריחוק חברתי, כך אינו מאפשר התכנסויות כנהוג של אספות כלליות באגודות, פנינו למשרד רשם האגודות על מנת שיפרסם הנחיות לקיומן של אספות כלליות שקיומן מחייב בשל לוח זמנים הנדרש בתקנון או בתקנות האגודות השיתופיות.

בין היתר מדובר על אישור תקציב, אישור מאזן, אישור תקציב מיוחד למטרות ייחודיות, אישר מיזם כלכלי, קבלת חברים לאגודה במקום שבו התקנון קובע כי האספה הכללית היא זו המאשרת קבלתם וערעור של מועמדים על סירוב ועד האגודה לקבלם לחברות לאספה הכללית ועוד.

ברור שמדובר במצב מיוחד שמשכו אינו ידוע ולכן למען הסדר הטוב והמשך ניהול תקין של האגודה ומוסדותיה ניתן לקיים אספות כלליות על פי הנחיות משרד רשם האגודות ובמתווה שאושר על ידו (מצ"ב).

מאחר ולמרבית המוחלטת של האגודות אין כלים והוראות בתקנון להיוועצות חזותית או הצבעה אלקטרונית, ניתן להשתמש באמצעים אחרים כפי שיפורטו.

לצורך ההמחשה ניקח לדוגמא את אישור מאזן האגודה והשלבים הנדרשים לאישורו:

שלבי אישור המאזן:

1. טיוטת המאזן תאושר בוועד האגודה שימליץ על אישור המאזן באספה.
2. טיוטת המאזן תשלח לחברי האגודה ותכלול בנוסף דף הסבר לכל סעיף המחייב הסבר מילולי ו/או הסבר לסעיף שהינו חריג במאזן. בדף ההסבר יפורטו גם השלבים שבהם תפעל האגודה לאישור המאזן.
3. לחברי האגודה יינתן פרק זמן של 7-10 ימים (כדוגמא) לשאלות הבהרה בעניין טיוטת המאזן שאותן יש להפנות למזכיר האגודה. (יש לקבוע באלו דרכים שאלות ההבהרה יועברו וכך לדוגמא ניתן לשלוח בדוא"ל, בתיבת דואר של המזכירות וכו' וניתן שיהיו כמה דרכים להעביר שאלות הבהרה)
4. השאלות והתשובות יועברו לכלל החברים במסמך כ-7 עד 10 ימים לאחר המועד האחרון שניתן לחברים לשלוח שאלות הבהרה. (לתיבות הדואר ודוא"ל)
5. למי מהחברים שיש הצעות החלטה בנושאי המאזן ו/או סעיף בו לאחר שהתקבלו ההבהרות לחברים, יתבקש להעבירם למזכירות האגודה עד המועד שיקבע.
6. המזכירות תעביר לכל חבר אגודה את רשימת הנושאים שבהם הוא צריך להכריע. כך לדוגמא במידה ואין הסתייגויות מסעיף כלשהו נושא ההצבעה יהיה "אישור המאזן" וההצבעה תהיה : בעד, נגד, נמנע.
7. סעיף 16(1), (3) ו-(4) במסמך הנחיות הרשם המצ"ב מאפשר קיומן של הצבעות:
   1. סעיף 16(1) מאפשר הצבעה "בשידור חי" בהיוועצות חזותית
   2. סעיף 16(3) מאפשר הצבעה גלויה בדוא"ל, ובתנאי שלכל חברי האגודה יש דוא"ל אישי
   3. סעיף 16(4) מאפשר הצבעה באמצעות מסרון.

           יש לבחור בשיטה שעומדת בתנאי הנחיות משרד רשם האגודות. כמו כן יש להכין

           מראש את כל הנדרש על מנת שההצבעה תעשה בצורה תקינה. (רשימת חברים

           ומספר טלפונים כדוגמא, תיעוד ההצבעה וכו'.)

הערות כלליות:

1. לוח זמנים - יש לוודא כי לוח הזמנים בכל שלב יהיה סביר (7-10 ימים) ובדף ההסבר שישלח עם טיוטת התקנון יפורט לוח הזמנים בתאריכים אמיתיים.
2. דרכי תקשורת - במידה וקיים דוא"ל לכל חבר בהחלט ניתן לשלוח בדואר האלקטרוני את המידע, בנוסף לתיבות הדואר של החברים ולא במקום.
3. היוועצות אלקטרונית - ככל שקיימת אפשרות להיוועצות אלקטרונית, ניתן להשתמש בה בנוסף על התהליך שפורט והדבר יכול לסייע בהבהרה של נושאים הנדרשים לבירור על ידי החברים.
4. עדכון תקנון האגודה - ללא כל קשר שכל אגודה נדרשת לעדכן את תקנונה מעת לעת, המצב החדש והמיוחד מחייב הכנסת סעיפים עדכניים לדרכי ההצבעה כמו הצבעה אלקטרונית, החלטה על הצבעה בקלפי ועוד.

אנו מאחלים לכם הצלחה ועומדים לרשותכם לכל שאלה והבהרה על מנת שתוכלו לקיים את האספה הכללית במגבלות שהוטלו על ידי משרד הבריאות, תוך הנגשת המידע לכלל החברים.

דודו קוכמן, עו״ד
מזכ״ל האיחוד החקלאי