בימים אלה הוציא משרד רשם האגודות עדכון הנחיות בנוגע לכינוס אספות כלליות, עריכת הצבעות באגודות שיתופיות ובחירות לרשויות האגודה. הנחיות אלו כפופות להוראות משרד הבריאות שבעניין נגיף הקורונה ומתעדכנות מעת לעת.
להלן העדכון מיום 24/1/2021 שמחליף עדכונים קודמים.
הנחיות בנודע לבחירת רשויות האגודה
- ועד האגודה (הנהלה) שתמה תקופת כהונתו, רשאי להמשיך לכהן שלושה חודשים נוספים בהתאם לתקנה 28(א) לתקנות האגודות השיתופיות (רשויות האגודה), תשל"ה-1975 (להלן: "תקנות רשויות האגודה") .
- ועד אגודה (הנהלה) שהסתיימה תקופת כהונתו לפי תקנה 28(א) וטרם קיבל ארכה נוספת מכוח הוראות סעיף 28(ב) לתקנות רשויות האגודה, תקופת כהונתו תוארך באופן אוטומטי בשלושה חודשים נוספים. ככל שיש טעמים מיוחדים בגינן נדרשת האגודה לערוך בחירות, יש לפנות למשרד רשם האגודות.
- ועד אגודה (הנהלה) שקיבל ארכה לתקופת כהונתו מכוח הוראות סעיף 28(ב) לתקנות רשויות האגודה, ומועד הפקיעה חל לאחר 1.9.2020, תקופת כהונתו תוארך באופן אוטומטי בשלושה חודשים נוספים (מכוח חוק הארכת תקופות (הוראת שעה- נגיף הקורונה החדש) (אישורים רגולטורים) (תיקון), תשפ"א-2021 (להלן: "חוק הארכת תקופות").
- ועד אגודה (הנהלה) שקיבל בעבר ארכה או אורכות מכוח חוק הארכת תקופה, לא יוכל לקבל אורכות נוספות מכוח חוק הארכת תקופות ועליו לפנות למשרד רשם האגודות השיתופיות לקבל הנחיות.
הנחיות מעודכנות לכינוס אסיפה כללית בעת הזו וקיום הצבעה גלויה
בהמשך להנחית משרד הרשם מיום 16/9/2020 וכל עוד מתקיים סגר, האגודות מתבקשות להימנע ככל שניתן מכינוס פיזי של האספות הכלליות, ולהעדיף כינוס האספות הכלליות באמצעים טכנולוגיים.
בכל מקרה, כפי שנאמר ניתן לפעול רק בהתאם להוראות משרד הבריאות בדבר מגבלת התקהלויות ובדבר הגבלת תנועה ככל שזו תינתן.
להלן מספר חלופות לכינוס שאינו פיזי של אספות כלליות וקיום של הצבעה גלויה בכפוף לעמידה בתנאים הרלוונטיים לכל חלופה:
- היוועצות חזותית
היוועצות חזותית משמעה, שכל חברי האגודה יוכלו לשמוע ולראות אחד את השני (מפגש מקוון בזום לדוגמא).
ההצבעה תתבצע בהרמת ידיים או במועד אחר שייקבע.
שימוש בחלופה זו אפשרי ובתנאי שבתקנון האגודה אין דבר הסותר התכנסות בדרך זו.
יש לעדכן את חברי האגודה בעוד מועד ובכתב על מתכונת הדיון וסדרי ההצבעה.
יש לוודא עם חברי האגודה שהמתכונת הזו ישימה עבורם וככל שחבר יתריע על בעיה על האגודה למצוא לחבר פתרון ישים.
בזמן הדיון יש לאפשר לכל חבר הרוצה בכך להשתתף ולהשמיע דעתו.
מומלץ לקיים "ניסוי" של שימוש במתכונת זו על מנת להבטיח הצלחה ללא תקלות. - העברת מסרים בכתב
- היוועצות באמצעים טכנולוגיים:
אופציה זו מיועדת בעת מגבלת התכנסויות וככל שבאגודה לא ניתן לקיים היוועצות חזותית, באמצעים חזותיים ובהתאם להנחיות משרד הבריאות.
באופציה זו ניתן להשתמש באמצעים הבאים: דואר אלקטרוני, sms (מסרונים), ווטסאף (whatsapp), אפליקציות מקומיות כמו קהילה נט וכו'.
על ועד האגודה (הנהלה) לוודא שכל חברי האגודה קיבלו את החומר הרלוונטי טרם קיום ההצבעה.
בהנחיות החדשות מתיר משרד הרשם לשלב כמה אמצעים יחד ובתנאי שלכל חברי האגודה יהיה שימוש באחד מהאמצעים.
ועד האגודה (הנהלה) יציג לחברי האגודה את סדר יום האספה, את המסמכים הרלוונטיים לדיון וכן פרטים אודות מתכונת הדיון וסדרי ההצבעה.
ועד האגודה (הנהלה) ייקבע פרק זמן בו יינתן לחברי האגודה לשלוח את עמדתם ביחס להודעת הועד. (פרק הזמן לתגובות לא יפחת משלושה ימי עסקים).
הועד יעביר את העמדות שהגיעו לידיו לידיעת כלל חברי האגודה כדי שאלה תעמודנה לפניהם טרם ההצבעה.
הועד יקבע פרק זמן נוסף שלא יפחת משלושה ימי עסקים לאפשר לכל חבר המעוניין בכך להגיב לעמדות שהוצגו.
- כינוס אספות כלליות והצבעה גלויה שלא באמצעים טכנולוגיים
האספה תתכנס באמצעות דואר רגיל, במכתב ליד דלת הבית, או בעלון האגודה (ככל שקיים). הועד יפרט את הנושאים העומדים לדיון. לחברי האגודה תינתן האפשרות להתייחס בכתב להצעות. הועד יאסוף וירכז את כל העמדות במועד ובמקום אחד ויגדיר אותם מראש.
הועד יעביר לכל חברי האגודה פרטים אודות מועד קיום ההצבעה ונוסח ההצבעה.
הנחיות לקיום הצבעות חשאיות
ככלל, משרד רשם האגודות ממליץ לאגודות השיתופיות להסדיר את השימוש באמצעים דיגיטליים לצורך הצבעה חשאית ולפחות להביא לשימושם בתקופת הקורונה.
להלן שתי חלופות שמציע משרד רשם האגודות:
חלופה א'- הצבעות חשאיות באמצעים דיגיטליים
ככל שנדרשת הצבעה חשאית, ניתן לקיימה רק במערכת דיגיטלית שמקיימת את הדרישות הבאות:
- יכולת זיהוי וודאי של חבר האגודה באמצעות הזדהות חזקה לדוגמא שילוב של הקשת תעודת זהות עם מספר טלפון נייד וקבלת קוד זיהוי.
- יכולת מניעת כפל הצבעות
- יכולת מניעת זיוף זהות הבוחר
- מערכת אשר מבצעת שקלול התוצאות.
- יכולת מוכחת בשמירה על חשאיות ההצבעה.
חלופה ב'- הצבעות חשאיות באגודות בהן לא ניתן, בשלב זה לקיימן באמצעים דיגיטליים ויש לקיימן בהתאם להוראות משרד הבריאות התקפות לאותה עת.
- מינוי ממונה קורונה- אחד מחברי הקלפי יהיה ממונה קורונה לשמירה על מגבלות משרד הבריאות (סעיף 5 להלן). ממונה הקורונה יקבע ויפרסם כללים להגבלת מספר הנכנסים למקום הקלפי בהתאם להנחיות, ויפעל ליישומן.
- מקום הצבת הקלפי- מומלץ כי מקום הצבת הקלפי יהיה בחלל פתוח תוך הקפדה על הכללים לשמירת חשאיות ההצבעה. יש להקפיד על מגבלות משרד הבריאות ביחס להתקהלויות וכמות האנשים המותרת במרחב פתוח/ בחלל סגור.
- משך זמן ההצבעה- תלוי במספר חברי האגודה. כאשר יש מספר חברים גדול באגודה, ניתן לפרוס את ההצבעה ליותר מיום אחד אך לא יותר משלושה ימים. יש לזמן את חברי האגודה מראש בפרקי זמן מוגדרים ויש לצמצם את מספר השוהים במקום ההצבעה ומניעת התקהלות בזמן ההמתנה. בהצבעה שנמשכת יותר מיום על ועדת הקלפי לתעד ולספור את מספר המעטפות בסוף יום ההצבעה וכן לתעד את מספר המצביעים.
- שמירת תיבת הקלפי- בהצבעה שנמשכת יותר מיום, יש לנעול את תיבת הקלפי. ועדת הקלפי תוודא נעילת הקלפי בכספת/מקום בטוח למשך הלילה.
- הקפדה על מגבלות הבריאות- יש להציב שלטי הסברה עם הכללים. יש להציב עמדה הכוללת כפפות וחומר לחיטוי הידיים ויש לבצע מדידת חום. יש לעטות מסכה לארוך כל השהות במקום ההצבעה ויש להקפיד על מרחק של 2 מ' בין אדם לאדם (גם בין חברי ועדת הקלפי) ולסמן בהתאם מקומות לעמידה בתורים.
הערה: בהתאם להוראות הדין, בני זוג רשאים להצביע באמצעות ייפוי כוח.
בשבועות האחרונים קיימו מספר אגודות אספות כלליות באמצעים דיגיטליים וקיים כבר ניסיון מצטבר וניתן להיעזר בניסיון זה.
אנו עומדים לרשותכם כל עצה ומקווים שתקופה מאתגרת זו תהיה מאחורינו.
ב ב ר כ ה,
דודו קוכמן, עו"ד
מזכ"ל האיחוד החקלאי
